Executive Assistant (m/w)

Chaka² ist eine österreichische Event- und Brand-Experience-Agentur, die auf die kreative Entwicklung, Planung und Umsetzung von Sport-, Marken- und Live-Events spezialisiert ist. Das Unternehmen steht für außergewöhnliche Konzepte, starke Emotionen und authentische Markenerlebnisse, die Menschen begeistern und Markenbotschaften wirkungsvoll vermitteln. Für den Standort in Salzburg wird eine zuverlässige Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w) gesucht.

Was Sie erwartet:

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Ganzheitliches Kalender- und Meetingmanagement für zwei CEOs inkl. Priorisierung, Koordination komplexer Termine, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Tagesablaufs
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Mitarbeit im Bereich Finanzen & Administration (Erstellung von Übersichten, Unterstützung bei Budget- und Kostenkontrolle, Spesen- und Rechnungsmanagement)
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und internen Teams
• Stakeholder-Kommunikation (ERP-Provider, Steuerberatung, Beirat etc.)
• Unterstützung bei Event- und Projektorganisation (Koordination von Abläufen, Logistik und internen Abstimmungen)
• Verantwortung für Office-Organisation, interne Prozesse und administrative Optimierungen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kfm. Ausbildung (HAK, Studium oder vergleichbare Qualifikation)
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Bereich Senior Leadership (Head of aufwärts) inkl. volles Kalender-, Reise- und Tagesmanagement
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke sowie hohe Serviceorientierung
• Zahlenaffinität und sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung im Finanz-/Backoffice von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Proaktive, flexible Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

Unser Kunde bietet:

• Ein kreatives und dynamisches Arbeitsumfeld
• Zusammenarbeit mit einem engagierten, jungen und internationalen Team
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne Arbeitskultur, flache Hierarchien und ein inspirierendes Umfeld

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen und darauf, gemeinsam mit Ihnen die Agentur weiterzuentwickeln. Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen direkt an unseren Personalberater Herrn Mag. Philipp Schmölzer.

Iro&Partners Personal- u. Managementberatungs-GmbH
Office Salzburg: A-5020 Salzburg, Reichenhaller Str. 6-8 • Tel: +43/(0)662/84 35 67-0
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