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Das Universitätsklinikum der Paracelsus Medizinischen Privatuniversität (PMU) ist der größte Gesundheitsversorger im Bundesland Salzburg. Mehr als 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen für exzellente Versorgung, innovative Spitzenmedizin und beste Servicequalität. Darauf vertrauen jährlich über 1,2 Millionen Menschen.

Für das UI f. Medizinisch-Chemische Labordiagnostik der PMU suchen wir eine/n

Sekretär/in des Institutsvorstandes - Chefsekretär/in (w/m/d)
Vollzeit

Aufgabenbereich

  • Eigenständiges Management des Vorstandskalenders
  • Vorbereitung von Besprechungen (auch in englischer Sprache), einschließlich Agenda und Unterlagen
  • Koordination der Raumbuchungen allgemeiner Besprechungsräume am Institut
  • Abwicklung von Telefonaten bzw. Anfragen intern und extern
  • Rechnungskontrolle sowie Rechnungsfreigabe
  • Erstellung der Fortbildungs- und Dienstreiseanträge des Institutsvorstandes inkl. sonstiger Unterlagen sowie Abklärung mit der Ärztlichen Direktion, Personalabteilung, Rechtsabteilung oder Veranstalter
  • Verteilung der Sonderklassegebühren
  • Bestellanforderung im SAP aller Materialien betreffend Probenverwaltung und Büromaterial
  • Erstellung der MyMIT-Anforderungen inkl. Nachkontrolle
  • Aktualisierung der Institutshomepage und Open Text Intranetseite sowie Intranetschaltungen
  • Administrative und organisatorische Unterstützung bei Projekten
  • Dienstplanerstellung und Kontrolle im Bereich des akademischen Personals und Verwaltungspersonals sowie regelmäßige Auswertungen zur Überpürfung, Freigabe und Korrektur

Fachliche Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung: Lehre Bürokauffrau/-mann, Lehre Verwaltungsassistent/in, Schulabschluss HAK, HAS, Fachschule f. wirtschaftliche Berufe
  • Mehrjährige Erfahrung im Chefsekretariat oder ähnlicher Position (z. B. Stellvertretung)
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1 oder Muttersprache)
  • Sehr gute Englischkenntnisse

Persönliche Anforderungen

  • Selbständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
  • Teamfähigkeit
  • Flexibilität
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Belastbarkeit
  • Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen

Wünschenswerte Anforderungen

  • Erfahrung im Gesundheitswesen

Das Mindestgehalt beträgt 3.246,30 EUR brutto auf Basis Vollzeit (14 x jährlich). Die tatsächliche Einstufung ergibt sich unter Berücksichtigung der facheinschlägigen Vordienstzeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Onlinebewerbung (Stellenangebot Nr. 4395) bis 03.09.2026 unter https://karriere.salk.at

Gemeinnützige Salzburger Landeskliniken Betriebsgesellschaft mbH
Personalmanagement und Recht
Müllner Hauptstr. 48, A-5020 Salzburg